Ny kollega til ledelsessekretariat på Roskilde Universitet

Brænder du for ledelsesbetjening, tværgående koordinering og at drive og udvikle administrative processer? Og har du stærke generalistkompetencer og er god til at samarbejde? Så har vi en ledig stilling i Rektorsekretariatet. Du vil skulle medvirke til at sikre en fortsat udvikling af de administrative processer og arbejdsgange i en central enhed i universitetets administration, hvor du kommer helt tæt på de ledelsesmæssige beslutninger og får berøring med hele organisationen. Du vil desuden komme til at varetage sekretariatsbetjening af forskellige mødefora, betjene universitets øverste ledelse og varetage andre universitetspolitiske, strategiske og organisatoriske opgaver.

Om os
Stillingen er placeret i universitetets ledelsessekretariat, der er en del af afdelingen Kommunikation og Rektorsekretariat. Du vil skulle arbejde tæt sammen med de øvrige medarbejdere i afdelingen, ligesom du kommer til at have bred kontakt til kollegaer og ledere i hele organisationen, på tværs af administrative afdelinger og universitetets fire institutter. Afdelingen har ansvar for forskningsunderstøttelse, eksternt samarbejde, kommunikation og presse samt sekretariatsbetjening af rektorat, universitetsledelse, universitetets bestyrelse samt en række interne udvalg og mødefora. I det daglige vil du indgå i et velfungerende team i Rektorsekretariatet, der består af 9 medarbejdere. Vi er et team af engagerede og ambitiøse kollegaer, der trives med gensidig sparring og som dyrker det gode kollegaskab. Teamet varetager ledelsesbetjening af rektorat og universitetsledelse, politisk interessevaretagelse, strategiske opgaver og projektledelse af større tværgående projekter, såsom arbejdet med strategi og universitetets strategiske rammekontrakt med Uddannelses- og forskningsministeriet samt løbende udviklings- og analyseopgaver. Som ansat i Rektorsekretariatet vil du få indblik i mange spændende opgaver, som løses på tværs af universitetet. Du vil komme til at referere til teamleder Mette Rue Hansen.

Arbejdsopgaver
Dine hovedopgaver er følgende

• Sekretariatsbetjening af ledelsesfora, herunder koordinering af møder og materiale, kvalitetssikring af materiale og referatskrivning
• Videreudvikling og løbende opdatering af beredskab, bl.a. i samarbejde med analyse- og pressemedarbejdere i organisationen.
• Planlægning af arrangementer – både interne og med eksterne samarbejdspartnere og gæster
• Bidrage til den løbende ledelsesbetjening, sagsbehandling og projekter, herunder varetage mindre ad hoc- opgaver, ofte med korte deadlines

Afhængig af dine kompetencer og interesser vil du herudover indgå i Rektorsekretariatets øvrige opgaver.

Om dig
Vi forestiller os, at du har en samfundsvidenskabelig kandidatuddannelse eller lignende. Du har flere års erfaring med lignende opgaver, og vi ser gerne, at du har kendskab til eller erfaring fra uddannelses- og forskningssektoren.

Vi lægger vægt på, at du

• Har et godt blik for proces og kan styre flere sideløbende processer og sikre fremdrift både selvstændigt og sammen med andre.
• Er tillidsvækkende og god til at samarbejde på tværs af en stor organisation med mange forskellige faglige perspektiver.
• Arbejder selvstændigt og er god til at bevare fokus, når der er mange forskelligartede opgaver,også med korte deadlines. Samtidig lægger vi vægt på, at du er god til at sparre og række ud,hvis noget er vanskeligt.
• Er fleksibel, serviceminded og grundig med sans for detaljer
• Er særdeles god til at formulere dig mundtligt og især skriftligt.

Mere information
For yderligere oplysninger om stillingen er du velkommen til at kontakte teamleder Mette Rue Hansen (tlf. 61951219 eller mail methan@ruc.dk)

Ansættelsesvilkår
Der er tale om en fastansættelse på 37 timer pr. uge. Ansættelse sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og AC. Afhængig af din baggrund og erfaring vil du blive indplaceret som special- eller chefkonsulent, med mulighed for at forhandle tillæg.
Tiltrædelse hurtigst muligt og senest d. 1. september 2024.

Ansøgning
Søg stillingen på https://ruc.dk/ledige-stillinger-pa-roskilde-universitet/

Ansøgningen skal indeholde:

1. Motiveret ansøgning

2. CV

3. Dokumentation for uddannelse

Vi forventer at holde ansættelsessamtaler i uge 25

Ansøgningsfristen er 14. juni 2024.

Materiale modtaget efter fristens udløb vil ikke blive taget i betragtning.

Roskilde Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge hos os.

Kontakt os